Gestión de Documentos Fundamentals Explained
Gestión de Documentos Fundamentals Explained
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Además, una buena gestión documental implica asegurar que los documentos cumplen con las normativas y regulaciones correspondientes, lo que resulta vital para la protección de datos y la privacidad.
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Accesibilidad: Los documentos deben estar disponibles para su consulta por parte de las personas autorizadas en el momento que se necesiten.
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Además de gestionar documentos de gestión, los sistemas ECM ofrecen funciones avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, la colaboración en equipo y la gestión de registros. Son ideales para empresas que necesitan una solución integral para gestionar todo su contenido electronic de manera eficiente y segura.
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Según software de gestión documental una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Cambio cultural: Es essential contar con el compromiso y la participación de todos los empleados en el proceso de gestión documental.
Limitar el conjunto de documentos con los que puede trabajar cada cargo o persona permite mantener a salvo los documentos confidenciales y proteger la privacidad de clientes y empleados.
Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace el proveedor del software, liberando tus recursos telláticos para otros proyectos.
Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y lessen los errores.
Manage de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el documento true y cómo difiere de las versiones anteriores.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura area como la basada en la nube.